Ko­ro­na­pan­de­mi­an es­tä­mät tie­ko­kouk­set voi­daan pi­tää säh­köi­ses­ti yk­si­tyis­tie­la­kiin teh­dyn muu­tok­sen myö­tä. Suo­men met­sä­kes­kus muis­tut­taa tie­dot­tees­saan, et­tä tie­kun­tien osak­kail­le avau­tuu nyt mo­nia uu­sia osal­lis­tu­mis­mah­dol­li­suuk­sia.

Vuo­den kes­tä­nyt ko­ro­na­pan­de­mia on vai­keut­ta­nut tie­kun­tien ko­koon­tu­mi­sia ja ko­kous­jär­jes­te­ly­jä. Vuo­den 2019 alus­sa voi­maan tul­lut uu­si yk­si­tyis­tie­la­ki ei luon­nol­li­ses­ti­kaan si­säl­tä­nyt pan­de­mia-ajan ko­koon­tu­mis­ra­joi­tus­ten mah­dol­li­suut­ta, mut­ta asi­aan he­rät­tiin la­kia sää­tä­vis­sä eli­mis­sä.

Etä­ko­kouk­set mah­dol­lis­ta­va yk­si­tyis­tie­lain py­kä­län 58 muu­tos hy­väk­syt­tiin edus­kun­nas­sa maa­lis­kuus­sa.

Py­kä­län muu­tos sel­ven­tää tie­kun­tien säh­köi­siä ko­kous­käy­tän­tö­jä. En­nen la­ki­muu­tos­ta­kin säh­köi­nen osal­lis­tu­mi­nen on ol­lut mah­dol­lis­ta, mut­ta sii­tä on pi­tä­nyt so­pia jo edel­li­ses­sä tie­ko­kouk­ses­sa, ja täs­tä piti löy­tyä pöy­tä­kir­ja­mer­kin­tä.

Har­va tie­kun­ta ko­koon­tui vuo­den 2020 ai­ka­na Co­vid-19-epi­de­mi­an vuok­si, min­kä vuok­si mo­ni­kaan tie­kun­ta ei ole on­nis­tu­nut päi­vit­tä­mään pöy­tä­kir­jaan­sa säh­köis­ten ko­kous­ten osal­ta.

Yk­si­tyis­tie­lain uu­dis­tuk­sen tuo­reu­den vuok­si mo­net tie­kun­nat ei­vät ol­leet ky­en­neet muut­ta­maan sään­tö­jään tai päät­tä­mään ko­kouk­ses­sa mah­dol­li­suu­des­ta tie­kun­nan ko­kouk­sen pi­tä­mi­ses­tä säh­köi­ses­ti; mo­nes­sa tie­kun­nas­sa asi­aa tus­kin har­kit­tiin­kaan.

Maa­lis­kuus­sa teh­ty la­ki­muu­tos mah­dol­lis­taa ko­kous­ten pi­tä­mi­sen säh­köi­ses­sä ym­pä­ris­tös­sä il­man, et­tä tie­kun­ta on asi­as­ta tie­ko­kouk­ses­sa päät­tä­nyt tai teh­nyt sii­tä kir­jaus­ta sään­töi­hin­sä.

Etä­ko­kouk­sien mah­dol­li­suus ei saa sil­ti pois­sul­kea fyy­si­sen osal­lis­tu­mi­sen mah­dol­li­suut­ta. Lain mu­kaan ko­kouk­sel­le on ol­ta­va myös paik­ka, jon­ne tie­o­sa­kas voi ha­lu­tes­saan saa­pua.

Alu­e­hal­lin­to­vi­ras­to on maa­lis­kuus­sa lin­jan­nut, et­tä ko­koon­tu­mis­ra­joi­tuk­set ei­vät enää kos­ke yh­ti­ö­ko­kouk­sia tai mui­ta vas­taa­via sään­tö­mää­räi­siä tai la­ki­mää­räi­siä ko­kouk­sia, jol­lai­sek­si tie­kun­nan­kin ko­kous voi­daan lu­kea.

Suo­si­tel­ta­vaa Avin mu­kaan on jär­jes­tää vain ne ko­kouk­set, jot­ka toi­min­nan kan­nal­ta ovat vält­tä­mät­tö­miä, ja jär­jes­tää ne etäyh­tey­del­lä tar­tun­ta­tau­ti­ti­lan­ne huo­mi­oi­den. Jos ko­kous jär­jes­te­tään osit­tain tai ko­ko­naan fyy­si­ses­ti pai­kan pääl­lä, se tu­lee teh­dä ter­veys­tur­val­li­ses­ti.

Etä­ko­kouk­sen mah­dol­lis­ta­via il­mai­sia so­vel­luk­sia ja oh­jei­ta nii­den käyt­töön on saa­ta­vil­la ny­kyi­sin hel­pos­ti. Ko­kous­kut­sus­sa on il­moi­tet­ta­va käy­tet­tä­vä säh­köi­nen oh­jel­ma, esi­mer­kik­si Te­ams tai Skype, ja kut­sut on edel­leen lä­he­tet­tä­vä kah­ta viik­koa en­nen vii­meis­tä il­moit­tau­tu­mis­päi­vää.

Tie­o­sak­kai­ta pyy­de­tään il­moit­ta­maan mää­rä­ai­kaan men­nes­sä, mi­ten ai­koo osal­lis­tua ko­kouk­seen. Etä­ko­kous­käy­tän­nöt ja link­ki ko­kouk­seen säh­köi­ses­ti osal­lis­tu­vil­le lä­he­te­tään vii­meis­tään ko­kous­ta edel­tä­vä­nä päi­vä­nä.

Säh­köi­seen ko­kouk­seen voi osal­lis­tua toi­mi­van in­ter­ne­tyh­tey­den kaut­ta tie­to­ko­neel­la tai mo­bii­li­lait­teel­la. Il­man toi­mi­vaa säh­kö­pos­tia etä­ko­kouk­seen ei voi osal­lis­tua, sil­lä link­ki ko­kouk­seen lä­he­te­tään säh­kö­pos­tit­se.

Säh­kö­pos­tin käy­töl­le yh­tey­den­pi­don vä­li­nee­nä on ai­na ol­ta­va tie­o­sak­kaan suos­tu­mus.

Suo­men met­sä­kes­kus on jär­jes­tä­nyt kou­lu­tuk­sia säh­köis­ten tie­ko­kouk­sien jär­jes­tä­mi­ses­tä. Ky­syn­tää ja kiin­nos­tus­ta kou­lu­tuk­sil­le ja we­bi­naa­reil­le on ol­lut. Met­sä­kes­kuk­sen ta­pah­tu­ma­ka­len­te­ria seu­raa­mal­la tie­kun­nat saa­vat tie­toa tu­le­vis­ta ai­hee­seen liit­ty­vis­tä kou­lu­tuk­sis­ta.